今回のブログでは、さまざまな情報を整理できる万能メモとして有名な「エバーノート」についてご紹介します。

エバーノートは、文章、画像、音声、ウェブページなどの情報をクラウドサービスにアップロードして情報管理することができるサービスです。
パソコンからだけでなく、スマートフォンやタブレット端末からも情報をアップロードすることができ、登録した情報の検索、閲覧も可能です。

私自身も4年前から使用していますが、パッと思いついたアイデアや記録しておきたい文字情報を手帳代わりに入力して記録するのに使用しています。
仕事では、打ち合わせ時のホワイトボードに記載した内容を写真で撮影し、エバーノートに打ち合わせ時間や同席者の名前を入れて保存することもあります。
記録した内容には、タグという分類する名前を追加することもできるので、後日、閲覧したい内容をタグで検索することもできます。
また、ノートブックというフォルダ分けする感覚で使用できる分類方法もあるので、情報管理に大変便利です。

このサービスの気になるところは、どのくらいのデータを保存できるかという点です。クラウドサービスというと、
一般的なサービスでは数GB(ギガバイト)が無料で使用可能で、上限に達したら保存できないというサービスが多くあります。
エバーノートは、上限の容量が制限されているサービスでがありません。1ヶ月間の保存容量が決まっており、総容量に制限がありません。
無料では1ヶ月60MB(メガバイト)ですが、有料版では1ヶ月1GBあります。
設定管理画面から、アップロード容量の状況を管理できるので、あとどのくらいアップロードできるかを確認することができるようになっています。
有料版のその他の特徴は、PDFファイルやオフィス文書内の文字情報の検索も可能になる点です。
OCR機能があるため、名刺をPDF形式で保存すれば、会社名や個人名で名刺を検索することもできるようになります。

その他の便利な機能としては、ブラウザにて検索したウェブページの情報をエバーノートに丸ごと保存できます。
検索したウェブページをブラウザのブックマーク(おきに入り)に登録してもページ自体が削除されてしまうと閲覧することができないので、
エバーノートのスクラップ機能を使用すると大変便利です。
スクラップしたページを検索する際には、ウェブページ内の本文だけでなく、画像内に含まれる文字情報まで対象として検索してくれます。

ウェブページをエバーノートに保存するには、ウェブブラウザのアドオンを使用します。インターネットエクスプローラ用もありますが、
グーグルクローム用の「エバーノートクリアリー」が便利です。「エバーノートクリアリー」では、記事を自動抽出して、
複数ページにまたがった記事を1つのノートにまとめて取り込める機能があります。

エバーノートのビジネスでの活用方法には、名刺管理や書類管理があります。
名刺交換が多い方は、スマートフォンのエバーノートアプリにある「名刺カメラ」にて名刺を撮影することにより
スキャナー並の精度で名刺を取り込むことができます。撮影した名刺はすぐにデジタル化され、編集可能なテキストに変換され、保存されます。
名刺だけをまとめるノートブックを作成すれば、名刺を一括管理することができます。

書類管理では、複合機のスキャナーや専用スキャナーを使用して書類データをPDF形式で保存することにより、書類管理や書類検索時に役立ちます。

パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット端末からも使用できるので、どの端末からも情報のアップロードや情報管理、検索、閲覧ができ、大変便利です。
様々なアプリで情報管理するよりもエバーノートで一括管理できるという特徴があるので、ビジネスシーンで活用できるアプリです。
業務効率化アップのアイテムとしても注目のアプリです。他のクラウドサービスとも比較しながら、活用していきましょう。