Word、Excel、Powerpointで作成したデータの印刷イメージをそのまま保持するためにPDF(ピー・ディー・エフ)に変換する方も多いと思います。PDFは作成した通りのデザインで保存することができ、パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット端末でも閲覧することができます。また、ウィンドウズパソコンだけでなく、マックのパソコンでも閲覧することができるので、様々な環境でデータを利用することができます。

PDFデータは閲覧目的で利用することがほとんどですが、新しいバージョンのアドビリーダーⅪを使用するとPDFデータに注釈を入れたり、ページの入れ替え、ページの削除、ページ編集もできます。この機能を使用すると上司が部下の作成した書類をチェックする時に便利です。今までは、受け取ったデータをプリンタで印刷して修正点を書き込んでいたものが、パソコン画面上で修正を行うことができるので、ペーパーレスにもなり、経費削減になります。この最新のアドビリーダーⅪを利用すれば、別のフリーソフトをインストールしなくても豊富な注釈機能を使用することができます。今までのバージョンでは、ノート注釈とハイライト表示しかなかったのですが、下記の機能が使用できるようになりました。

■ノート注釈(付箋)

■ハイライト表示

■テキスト注釈

■ファイル添付

■音声ファイル添付

■スタンプ

■テキストの挿入

■テキストの置換

■取り消し線

■下線

■ノート追加

■テキストボックス

■引き出し線付きテキストボックス

■描画

■フリーハンド

■消去

 

操作性も分かりやすいので、Wordが利用できるレベルであれば十分活用できます。例えば、重要な部分に蛍光色のマーカーを付けたい時は、下記のように操作します。

(1)マーカーを付けたい部分をドラッグして文字を選択します。

(2)画面右上の「注釈」ボタンをクリックします。

(3)「テキストをハイライト表示」ボタンをクリックします。

(4)以上で、選択部分がハイライト表示されます。

注釈機能として、ハイライト表示機能以外に取り消し線やテキストに吹き出しの注釈を入れる等の機能を利用できますが、注釈の作成者の氏名を正しく入れる必要があります。

注釈名の変更方法は下記のように操作します。

(1)注釈を使用した部分を右クリックして「プロパティ」を選択してください。

(2)「一般」タブをクリックし、「作成者」を変更します。

(3)「OK」ボタンをクリックすることで、設定完了です。

 

新たに使用できるようになった「スタンプ」機能も便利です。スタンプには、「レビュー済み」「受領済み」「承認済み」「極秘」があり、担当者名や日時を表示することができます。書類の確認をした場合に「レビュー済み」スタンプを付けたり、極秘書類に「極秘」スタンプを付けることができます。

 

Word、Excel、Powerpointで作成したデータをPDFに変換する方法は下記のとおりです。

(1)PDFに変換したいデータを開きます。

(2)「ファイル」→「名前を付けて保存」の順にクリックします。

(3)ファイルの種類を「PDF」にします。

(4)「保存」ボタンをクリックすれば完了です。

OfficeデータをPDFデータに変換して、有効に活用していきましょう。

 

アドビリーダーはスマートフォンやタブレット端末でも利用することができ、アンドロイド版では下記7つの注釈機能を使用できます。

■ノート注釈

■ハイライト表示

■取り消し線

■下線

■テキスト

■描画

■署名

 

パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレット端末でも利用することができるようになっているので大変便利です。アドビリーダーも進化していますので、

上記機能を活用したい方は、ぜひ、最新バージョンにバージョンアップして活用してください。